Fiche et rapport : deux moments du même dossier
La fiche d’intervention sert à préparer et suivre le passage : qui se déplace, chez quel client, sur quel équipement et pour quel motif. Elle peut aussi recueillir les notes prises sur place.
Le rapport d’intervention décrit ce qui a réellement été constaté et fait après le passage. Il aide le client à comprendre la suite et un collègue à reprendre le dossier. Selon l’entreprise, les deux peuvent tenir dans un même document évolutif.
Les rubriques utiles, sans remplir pour remplir
Identifiez le client, l’adresse du chantier, la date, l’intervenant et l’équipement. Une référence évite de confondre deux appareils installés sur le même site.
Notez le motif annoncé, le constat sur place, les actions réalisées, les pièces utilisées et les mesures avec leurs unités. Terminez par le résultat, ce qui reste à faire et, si votre procédure le prévoit, la validation du client. Une photo gagne à porter une courte légende : appareil, emplacement et moment de la prise de vue.
- Avant : client, site, équipement, motif, créneau et personne affectée.
- Pendant : symptômes, contrôles, valeurs mesurées, travaux et pièces.
- Après : état de l’équipement, réserve éventuelle et prochaine action.
Exemple fictif : une chaudière en panne d’eau chaude
Fiche : intervention prévue le 8 octobre au 12 rue des Tilleuls, sur la chaudière gaz repérée « logement A ». Motif donné au téléphone : plus d’eau chaude depuis la veille. Le technicien sait quel appareil vérifier et retrouve le contact du client.
Rapport après passage : « Défaut affiché sur la chaudière à l’arrivée. Contrôle de l’alimentation et remise en fonctionnement après vérification. Eau chaude disponible au départ. Aucun remplacement de pièce. Si le défaut réapparaît, prévoir un diagnostic complémentaire. » Dans un vrai dossier, ajoutez les valeurs effectivement mesurées, avec leurs unités, et la référence exacte de l’appareil ; n’inventez jamais un relevé pour compléter une case.
Cet exemple est un compte rendu libre de dépannage, pas une attestation d’entretien annuel. Pour une opération réglementée, le document exigé et ses mentions s’ajoutent au suivi ordinaire.
Le cas du frigoriste : quand la fiche devient un CERFA
Une intervention qui relève du CERFA 15497*04 sur les fluides frigorigènes doit être consignée dans ce formulaire. La notice officielle prévoit une fiche par opération et par équipement, avec les cadres relatifs au fluide, aux contrôles et, selon le cas, aux déchets.
Une fiche libre peut aider à organiser la tournée et le compte rendu client ; elle ne tient pas lieu de CERFA lorsqu’il est requis. Consultez notre guide du 15497*04 pour le remplissage et les cas concernés.
Avant d’envoyer le compte rendu
Relisez les éléments qu’un client ou un collègue ne pourra pas reconstituer : identité de l’appareil, valeur et unité des mesures, localisation d’une anomalie, pièce posée et action encore attendue. « Panne résolue » ne raconte ni la cause ni la suite.
Rattachez la fiche et le rapport au même dossier client. Le modèle PDF proposé dans ce guide reprend les rubriques de préparation et de compte rendu : adaptez-les à votre métier et à l’intervention réelle.
Qui est responsable de l’attestation que je signe ?
