La réponse courte : vérifier, relancer, puis formaliser
Avant d’écrire, vérifiez l’échéance indiquée sur la facture, le montant restant dû et les paiements déjà reçus. Reprenez le numéro de facture, le devis ou chantier concerné et la date d’échéance : le client doit pouvoir retrouver immédiatement la demande.
Une première relance amiable par téléphone ou écrit suffit parfois à résoudre un oubli. Si elle reste sans effet, la mise en demeure est une étape distincte. La procédure et les délais dépendent notamment du client et de la créance ; gardez une trace de chaque échange.
Exemple d’e-mail de première relance, à copier et adapter
Objet : facture [numéro] du [date] — chantier [référence ou adresse]. Bonjour [nom], sauf erreur de notre part, la facture [numéro], d’un montant restant dû de [montant] €, arrivée à échéance le [date], n’apparaît pas réglée dans notre suivi. Elle concerne [prestation ou chantier]. Pouvez-vous nous confirmer sa bonne réception et nous indiquer la date prévue de règlement ? Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message et de nous communiquer sa référence. Vous trouverez la facture en pièce jointe. Cordialement, [nom de l’entreprise et coordonnées].
Cet exemple demande une vérification avant envoi : l’acompte peut avoir été payé et le solde seulement peut être dû. Ne copiez pas un montant ou une échéance sans les rapprocher du dossier réel.
Exemple de lettre de relance simple
Objet : relance amiable de la facture [numéro]. Madame, Monsieur, nous revenons vers vous au sujet de la facture [numéro], émise le [date] pour [travaux ou adresse du chantier], d’un montant restant dû de [montant] €. Son échéance était fixée au [date]. Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le règlement. Nous vous remercions de bien vouloir vérifier la situation et de nous contacter au [coordonnées] si vous avez déjà réglé ou si un point du dossier doit être éclairci. Vous trouverez une copie de la facture jointe. [Signature].
Cette lettre est une relance simple, pas une mise en demeure. Une mise en demeure demande une rédaction et un mode d’envoi adaptés à la situation ; Service Public en précise les éléments. NAELO ne promet ni recommandé, ni recouvrement automatique.
Particulier ou professionnel : ne pas appliquer les mêmes règles
Pour un client professionnel, le délai convenu, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € relèvent des règles entre professionnels. Cette indemnité ne se réclame pas à un particulier. Relisez la facture et les conditions convenues avant de mentionner une pénalité.
Pour un particulier, partez de l’échéance et des conditions du contrat ou du devis, puis choisissez une relance proportionnée. La facture, le devis signé, les éventuelles réserves et les preuves de paiement restent les pièces à rapprocher si le désaccord persiste.
Qui est responsable de l’attestation que je signe ?
