À retenir avant de commencer
- Identifiez le client et l’appareil dès l’appel.
- Distinguez le constat et les travaux à proposer.
- NAELO relie les passages, les documents et la facture.
Un appel SAV doit pouvoir être repris sans tout rechercher
Quand un client signale une chaudière en panne ou une climatisation qui ne fonctionne plus correctement, vous devez comprendre sa demande tout en poursuivant votre journée. Un logiciel SAV chauffage et climatisation pour indépendant sert à garder le fil entre cet appel, le diagnostic sur place, les travaux à prévoir et la facture. L’objectif est de retrouver ce qui a été dit et réalisé à chaque étape.
NAELO réunit le client, les équipements, les devis, les interventions et les documents dans le même dossier. Vous passez du suivi technique à la suite commerciale sans recopier les informations déjà présentes. Ce parcours a été conçu avec Benjamin, plombier-chauffagiste à Montauban : il répond notamment au besoin des petits artisans qui assurent eux-mêmes le terrain et l’administratif.
Dès la demande, identifier le client et le bon appareil
Avant de proposer un passage, retrouvez le dossier et les contrats d’entretien dans NAELO. Vous disposez du contexte pour distinguer la visite demandée de ce qui a déjà été convenu.
- Noter le symptôme décrit et l’adresse d’intervention.
- Identifier l’appareil concerné, surtout si plusieurs équipements sont présents.
- Vérifier le dernier passage, les documents et les prestations du contrat.
Sur place, distinguer le constat de la réparation à prévoir
Pendant le premier passage, saisissez vos mesures, vos observations et les photos utiles dans l’intervention. Distinguez le symptôme signalé par le client du défaut effectivement constaté. Précisez le travail réalisé et ce qui reste à faire : pièce à confirmer, fourniture à obtenir ou remplacement à proposer. Votre compte rendu doit permettre de reprendre la demande sans reconstituer toute la discussion.
Avec NAELO, ces informations restent à côté du devis et de l’équipement. Vous rédigez vos constats, puis préparez la suite du chantier depuis le dossier. Vous évitez de conserver le diagnostic dans une note séparée que vous devrez retrouver au moment de chiffrer.
Exemple fictif : un premier passage puis un remplacement
Exemple fictif : Nadia, chauffagiste indépendante, reçoit l’appel d’un client dont la chaudière s’arrête. Elle retrouve l’appareil et la dernière visite. Sur place, elle constate un défaut, relève les informations utiles et identifie une pièce à remplacer après vérification de sa référence. Elle conserve le constat et la photo dans l’intervention, puis prépare un devis pour le remplacement.
Après l’accord du client et confirmation de la fourniture, elle programme le second passage. Elle retrouve le devis accepté et les notes du diagnostic dans le même dossier. Une fois la pièce remplacée, elle ajoute les contrôles réalisés et le résultat observé. La demande initiale, les deux passages et les prestations convenues restent compréhensibles jusqu’à la facturation.
Du devis accepté au document remis et à la facture
Pour le second passage, reprenez les prestations convenues et préparez l’intervention dans l’agenda NAELO. Après les travaux, complétez le compte rendu et, selon l’opération réellement effectuée, le rapport ou l’attestation correspondant. Les informations du dossier et vos relevés servent à préparer les documents. Vous contrôlez leur contenu et signez les attestations ; les mesures proviennent de votre intervention.
La facture repart du même dossier. Vous retrouvez les lignes du devis et les pièces utiles sans reconstruire les coordonnées dans un autre logiciel. Si le client vous rappelle au sujet des travaux, l’explication technique et les documents commerciaux restent réunis.
Terminer l’envoi sans ajouter une tournée administrative
Choisissez le document à transmettre et vérifiez le destinataire. NAELO permet l’envoi par e-mail et, avec un abonnement Pro activé, le courrier via La Poste depuis le dossier. Vous déclenchez l’envoi postal ; le courrier est facturé à l’usage et son état reste visible avec le chantier. Vous répondez ainsi au client qui veut conserver du papier sans imprimer, préparer l’enveloppe et affranchir vous-même.
Pour préparer la suite : Retrouver l’historique du bon équipement.
Tester votre SAV avec vos clients et vos prestations
Pour commencer, NAELO accompagne la reprise des clients, devis, factures, produits et prix depuis un export CSV ou Excel. Les anciennes numérotations de devis et factures ne sont pas reprises. Testez ensuite une demande avec deux passages : retrouvez l’appareil, rédigez le constat, préparez la proposition et poursuivez le dossier.
Les deux semaines d’essai sans carte bancaire permettent d’évaluer cette continuité ; les SMS et courriers attendent l’activation de Pro.
Qui est responsable de l’attestation que je signe ?
