À retenir avant de commencer
- Retrouvez le périmètre du contrat avant de répondre au client.
- Gardez client, équipement et passages dans le même parcours.
- Testez le suivi jusqu’au document envoyé et à la facture.
Le contrat est utile lorsqu’on le retrouve au bon moment
Un logiciel de contrat d’entretien pour artisan doit vous aider lorsque le client appelle, au moment de préparer la visite et après le passage. Le document seul ne suffit pas : il faut retrouver l’équipement couvert, les prestations convenues et ce qui a déjà été réalisé. Pour un indépendant, ce contexte doit rester accessible sans rechercher plusieurs versions dans ses messages.
NAELO gère les contrats d’entretien et les relie au quotidien du dossier client. Le bénéfice est de poursuivre avec l’équipement, les interventions, les documents et les factures dans le même outil. Voici un parcours concret pour évaluer cette continuité sur un contrat qui ressemble aux vôtres.
Première étape : partir du client et de l’équipement existants
Choisissez un client connu et un appareil déjà suivi. Votre test doit permettre de retrouver le contrat sans recréer les informations à chaque document.
Si plusieurs installations sont concernées, identifiez-les dans les prestations convenues. Un intitulé général ne suffit pas à expliquer quel appareil est couvert.
- Vérifier le client titulaire et le contact présent sur place.
- Retrouver l’adresse d’intervention et l’identification de l’équipement.
- Relier le contrat au bon appareil avant de préparer la visite.
Deuxième étape : retrouver le périmètre avant de répondre
Lorsqu’un client vous contacte, ouvrez son dossier et retrouvez les prestations du contrat : visite prévue, conditions d’un éventuel dépannage et éléments facturés séparément. Vous disposez ainsi du contexte pour proposer la suite ou demander la précision manquante. Le guide consacré au contrat chaudière détaille les points à organiser dans votre offre.
Pendant le test, utilisez deux demandes différentes : réserver la visite d’entretien et signaler une réparation. Le logiciel doit vous permettre de retrouver les éléments utiles pour traiter chacune. C’est plus représentatif de votre travail qu’un contrat de démonstration sans équipement ni historique.
Troisième étape : préparer la visite dans la continuité
Retrouvez le dernier passage et les documents disponibles avant de convenir du rendez-vous. Dans NAELO, les interventions et factures enregistrées permettent aussi de calculer une prochaine échéance d’entretien sur la fiche client. Vous examinez les dossiers concernés puis choisissez les clients à relancer et le canal adapté.
Une relance sert à organiser le prochain passage ; elle reste distincte des conditions de durée et de renouvellement du contrat. Pour les SMS, Pro doit être activé : ils restent hors essai. Conservez les réponses utiles pour préparer la visite avec les coordonnées et l’équipement déjà présents.
Exemple fictif : un entretien suivi depuis le premier appel
Un chauffagiste indépendant reçoit l’appel d’un client dont la chaudière est couverte par un contrat. Il retrouve l’appareil et les prestations convenues, puis organise la visite. Sur place, il saisit ses nouveaux relevés. Il prépare ensuite l’attestation et retrouve le dossier pour établir la facture correspondant aux prestations à facturer.
Ce scénario fictif sert de test complet : le bon équipement reste identifiable, les informations connues sont reprises et les nouvelles observations appartiennent au passage réalisé. Vous pouvez noter les coordonnées ou références que vous avez encore dû retaper pour comparer votre ancienne organisation.
Quatrième étape : conserver les rôles des documents et les envois
Le contrat, l’attestation et la facture répondent à des besoins différents. Pour la chaudière, l’attestation suit l’entretien réalisé et doit être établie dans les quinze jours de la visite. Vous vérifiez son contenu à partir des relevés du jour. Le contrat conservé dans le dossier explique les prestations convenues au départ.
NAELO vous permet de déclencher l’envoi des documents par e-mail ou via La Poste. Le courrier nécessite Pro activé, reste hors essai et est facturé à l’usage. Vous choisissez le document, vérifiez le destinataire et lancez l’envoi ; le contexte reste rattaché au client.
Pour préparer la suite : Préparer une offre de contrat chaudière claire pour le client.
Évaluer le suivi avant de changer d’outil
À la fin du test, cherchez le contrat, le dernier passage, le document transmis et la facture sans repartir de vos téléchargements. Vérifiez que vous comprenez ce qui est convenu et ce qui a été réalisé. Cette continuité a guidé la conception de NAELO avec Benjamin Boinot, plombier-chauffagiste à Montauban, dont notre histoire raconte le quotidien.
Pour reprendre votre base, nous accompagnons l’import des clients, devis, factures, produits et prix depuis Excel ou CSV, sans les anciennes numérotations. Préparez séparément avec nous la reprise de vos contrats existants. Les deux semaines d’essai sans carte bancaire permettent de valider votre parcours avec un dossier représentatif avant de décider.
Qui est responsable de l’attestation que je signe ?
